Privatlivspolitik for medarbejdere

1Hvem er dataansvarlig

Hilfr.dk ApS er din arbejdsgiver og dataansvarlig for de personoplysninger, vi behandler om dig.

Selskab

Hilfr.dk ApS

CVR-nr.

45805360

Adresse

Brødeskovvej 36, 3400 Hillerød

E-mail

support@hilfr.dk

Telefon

+45 92 45 32 29

Denne politik gælder for dig som ansat. Bruger du også Hilfr som kunde, gælder kundepolitikken for den del — de to er adskilt.

2Hvilke oplysninger vi behandler

Identitet og ansættelse

• Navn, adresse, e-mailadresse og telefonnummer.
• CPR-nummer. Det gemmes i den private del af din profil, som ingen anden bruger af platformen kan se.
• Billed-ID og dokumentation for, at du har ret til at arbejde i Danmark.
• Dit kontonummer, så lønnen kan udbetales.
• Din tilknytningsaftale, dine jobbekræftelser og dit ansættelsesbevis.

Dit arbejde

• Din timeløn, som du selv fastsætter over overenskomstens gulv.
• Din kalender, din ledighed og de kommuner, du arbejder i.
• De bookinger, du har taget imod: dato, tid, timetal, kundens navn og adresse og det, kunden har oplyst om opgaven.
• Beskeder mellem dig og kunderne, og din korrespondance med os.
• Timer, lønsedler, feriepenge og pensionsbidrag.

Sygefravær

Aflyser du en booking på grund af sygdom, kan årsagen «sygdom» stemples på den pågældende booking. Det sker ikke af sig selv: stemplet kan kun sættes af os, så du skal RINGE ELLER SKRIVE TIL SUPPORTEN og sige, at det er sygdom. Aflyser du selv i appen uden at sige det, tælles aflysningen som en almindelig aflysning. Det er en helbredsoplysning, og den behandles efter de skærpede regler, der står i § 4. Vi registrerer ikke, hvad du fejler, og vi beder ikke om en diagnose.

Kundernes vurdering af dit arbejde

• Anmeldelser og stjerner fra de kunder, du har gjort rent hos.
• Antallet af gennemførte rengøringer.

Tal, systemet selv beregner om dig

Platformen udregner løbende nogle tal ud fra det, der sker i systemet. Du kan selv se dem under «Mit overblik»:

• Hvor stor en andel af kundernes henvendelser du svarer på, og hvor hurtigt.
• Hvor mange bookinger du tager imod, og hvor mange du afslår.
• Hvor mange aftaler du har aflyst, opdelt i sygdom og andre årsager.
• Hvor mange faste aftaler du har kørende.

Teknik

• IP-adresse, browser og tidspunkter for login.
• Fejllog, når noget går galt. Loggen maskerer automatisk de felter, der bærer navn, adresse, e-mailadresse, telefonnummer, CPR-nummer og fritekst som en aflysningsårsag eller en note, og e-mailadresser uanset hvor i teksten de står, før den forlader din browser eller vores server.

Vi indsamler ikke oplysninger om, hvor du befinder dig. Der er ingen app, du skal installere, ingen GPS-sporing, og ingen registrering af, hvornår du gik ind ad eller ud ad en kundes dør.

3Hvor oplysningerne kommer fra

• Fra dig selv, når du søger, bliver ansat og bruger platformen.
• Fra kunderne, når de skriver en anmeldelse eller kontakter os om en rengøring.
• Fra platformen selv: de beregnede tal i § 2 udregnes af systemet ud fra dine bookinger og beskeder. De indtastes ikke af nogen.
• Fra Hilfrs tidligere platform, hvis du også arbejdede der. Din profil, dine anmeldelser og din historik er overført, så du ikke starter forfra.

Vi indhenter ikke oplysninger om dig hos tredjepart. Undtagelsen er skatteoplysninger, som vi henter og indberetter, fordi loven kræver det. Det svarer til overenskomstens § 17, stk. 9.

4Hvad vi bruger oplysningerne til — og med hvilken hjemmel

Ansættelsen

Oprette og administrere dit ansættelsesforhold, udarbejde tilknytningsaftale og jobbekræftelser. Opfyldelse af ansættelsesaftalen med dig (art. 6, stk. 1, litra b) og databeskyttelseslovens regler om behandling i ansættelsesforhold.

Løn, pension og feriepenge

Beregne og udbetale løn, indbetale pension og afregne feriepenge. Opfyldelse af aftalen (litra b) og retlig forpligtelse (litra c).

Skat og indberetning

Indeholde A-skat og indberette til Skattestyrelsen. Retlig forpligtelse (litra c). CPR-nummeret behandles, fordi lovgivningen kræver, at vi kan identificere dig entydigt i den forbindelse.

Sygefravær

Udbetale dagpenge under sygdom og opfylde sygedagpengeloven. Helbredsoplysninger må behandles, når det er nødvendigt for at overholde vores arbejds- og socialretlige forpligtelser som arbejdsgiver (art. 9, stk. 2, litra b, jf. databeskyttelsesloven).

Identitet og ret til arbejde

Kontrollere, at du er den, du siger, og at du må arbejde i Danmark. Retlig forpligtelse (litra c) og vores legitime interesse i en tryg platform for kunderne (litra f).

Formidle opgaver

Vise din profil for kunderne, matche dig med bookinger i dine områder og sende dig besked om dem. Opfyldelse af aftalen (litra b).

Kvalitet og tryghed

Behandle klager og skadesager, forebygge misbrug og sikre, at kunderne får det, de har bestilt. Vores legitime interesse heri (litra f).

Retskrav og fagretlige sager

Fastlægge, gøre gældende eller forsvare et krav, herunder i en sag efter overenskomstens § 12. Vores legitime interesse (litra f), og for helbredsoplysninger art. 9, stk. 2, litra f.

5Hvem får oplysningerne at se

Kunderne

En kunde kan se dit navn, dit profilbillede, din beskrivelse af dig selv, din timeløn, de områder du arbejder i, dine anmeldelser, din gennemsnitlige bedømmelse, antallet af gennemførte rengøringer, hvor mange faste aftaler du har kørende, og hvornår du blev ansat («Hos Hilfr siden …»). Hun ser ikke dit telefonnummer; det er omvendt — når du har taget imod hendes booking, kan DU se hendes nummer i kalenderen, så du kan give besked, hvis du bliver forsinket.

Kunderne ser IKKE din svarprocent, hvor mange bookinger du har afslået, eller hvor mange du har aflyst. De tal bliver til et mærkat — ja eller nej — og selve tallene forlader aldrig vores server. Tre tal er undtagelsen, og vi skal være præcise om dem: antallet af anmodninger, du har taget stilling til, skrives til den offentlige del af din profil fra den allerførste; din gennemsnitlige svartid kommer til, når du har besvaret fem; og antallet af aktive faste aftaler står der også. Mærkatet afgør kun VISNINGEN — kunden får gennemsnittet at se, fx «svarer typisk inden for 1,2 timer», når du har taget stilling til mindst ti anmodninger og gennemsnittet er under et døgn. Det er et bevidst valg: en offentlig pålidelighedsscore på en navngiven medarbejder er dét, overenskomsten afviser — en svartid er en oplysning om tilgængelighed, ikke en karakter. Sygdom holdes helt uden for beregningen af aflysningsmærkatet.

Vores databehandlere

Disse leverandører behandler oplysninger på vores vegne og efter vores instruks. De må ikke bruge dem til egne formål, og der er indgået databehandleraftale med hver enkelt.

Sharetribe

Platformen selv — profil, kalender, bookinger, beskeder og anmeldelser.

Salary.dk

Lønkørsel, lønsedler og indberetning.

Stripe

Din konto hos vores betalingsudbyder og den identitetskontrol, den kræver. Din løn udbetales ikke gennem Stripe, men gennem lønsystemet.

Postmark

Afsendelse af de e-mails, du får fra platformen.

Zendesk

Din korrespondance med supporten.

Sentry

Fejllog i maskeret form. Kører på Sentrys EU-installation.

Google Workspace

Vores egen mail, herunder korrespondance med dig.

Google Maps

Kortet og adresseforslagene. Scriptet indlæses på hver side — også dine egne — så Google modtager din IP-adresse ved hvert besøg, og desuden den adresse, du skriver ind, når du opretter eller retter din annonce.

Simply.com

Hosting og drift af serverne bag hilfr.dk. Dansk udbyder.

Andre modtagere

PensionDanmark

Pensionsbidrag og sundhedsordning.

Skattestyrelsen

Løn- og skatteindberetning via eIndkomst.

IF

Ved en arbejdsskade eller en skade hos en kunde. IF er selvstændigt dataansvarlig for sagen.

3F

Hvis en sag behandles fagretligt efter overenskomstens § 12, eller hvis du selv beder din organisation gå ind i sagen.

Myndigheder

Arbejdstilsynet, politiet og andre, i det omfang loven kræver det.

6Overførsel til lande uden for EU/EØS

Stripe, Zendesk og Google er amerikanske og kan behandle oplysninger uden for EU/EØS. Sker det, kræver vi et gyldigt overførselsgrundlag: EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser eller leverandørens certificering under EU-US Data Privacy Framework.

Dit CPR-nummer, dit kontonummer og dine lønoplysninger deles ikke med nogen af dem. De ligger hos Sharetribe og i lønsystemet.

7Hvor længe vi gemmer oplysningerne

Din profil

Så længe du er ansat. Bemærk, at sletning eller anonymisering af din profil efter overenskomstens § 9 sidestilles med en opsigelse og ikke må ske, før du har fået skriftlig besked.

Løn, skat og pension

Fem år efter udløbet af det regnskabsår, oplysningerne vedrører. Det følger af bogføringsloven, og vi kan ikke slette dem tidligere.

Ansættelsesbevis og aftaler

Fem år efter din ansættelse er ophørt.

Sygefravær

Sammen med den booking, det knytter sig til, og så længe det har betydning for løn og dagpenge.

Anmeldelser

De bliver stående på profilen, så længe den findes. Nedsættende, urigtige eller krænkende udsagn fjerner vi, når du beder om det — se § 9.

Arbejdsskadesager

Så længe sagen er åben, og derefter så længe et krav kan gøres gældende.

Fejllog

Automatisk slettet efter 90 dage.

8Algoritmer og automatik

Hilfr er en digital arbejdsplatform, og dele af den kører automatisk. Overenskomstens § 17 og EU’s direktiv om platformsarbejde giver dig ret til at vide hvor, med hvilke data, og hvad de kan og ikke kan. Her er hele listen.

Hvor der bruges automatik

Rækkefølgen i søgeresultatet

Kundens postnummer er et FILTER: du vises, hvis du arbejder i kommunen, ellers ikke. Rækkefølgen af dem, der er tilbage, er annoncernes alder — nyeste først — medmindre kunden selv vælger en anden af de fire sorteringer: nyeste, ældste, laveste eller højeste pris. Der indgår hverken afstand, ledighed, bedømmelse eller antal gennemførte rengøringer i rækkefølgen.

Forsidens grupper

Forsiden viser grupper som «Bedst anmeldt», «Erfarne hænder», «Fast tilknytning», «Nye hos Hilfr» og «Husdyr velkomne». Hver gruppe har sit eget kriterium: din gennemsnitlige bedømmelse, dit antal gennemførte rengøringer, dit antal aktive faste aftaler, din ANNONCES alder (ikke hvor længe du har været ansat) og om du har husdyr som ekstraservice.

Mærkater på din profil

To mærkater tildeles automatisk: et om svartid og svarprocent, og et om aflysninger. Reglerne står i § 5. Kunden ser mærkatet — og for svartidens vedkommende selve gennemsnittet. Svarprocenten, afslagene og aflysningstallene ser hun aldrig.

Introrabat

Er du nyansat og endnu ikke har gennemført en rengøring, får dine bookinger automatisk en introrabat, som Hilfr betaler. Den påvirker ikke din løn.

Påmindelser og prikker

Systemet afgør automatisk, hvornår du får en påmindelse, og hvornår der står en rød prik ved en booking.

Automatisk aflysning

Falder kundens betaling ikke på plads i tide, aflyses bookingen automatisk 12 timer før den skulle begynde. Det er kundens betaling, det handler om — ikke dig — og det tæller ikke som en aflysning fra din side.

Hvad automatikken IKKE gør

Ingen algoritme på Hilfr træffer beslutninger om din ansættelse. Ingen algoritme afskediger, advarer, sanktionerer, nedsætter din løn eller udelukker dig fra opgaver. Alle beslutninger om dit ansættelsesforhold træffes af mennesker, sagligt begrundet og efter overenskomstens regler.

Skulle det ændre sig, får du besked, før det sker. Træffes der en beslutning, der har væsentlig betydning for dig, og indgår der automatik i den, får du det oplyst sammen med en fyldestgørende begrundelse — hvilke forhold der er lagt til grund, og hvordan de er vægtet.

Du kan altid udfordre den

Synes du, at en automatisk sortering, et mærkat eller et beregnet tal er forkert, så skriv til support@hilfr.dk eller ring på +45 92 45 32 29. Et menneske ser på det, forklarer dig hvad der ligger bag, og retter det, hvis det er galt. At en beslutning er truffet algoritmisk, kan aldrig stilles dig til skade — og du kan få den prøvet fagretligt og civilretligt præcis som en beslutning truffet af et menneske.

9Din profil og dine anmeldelser

Du kan når som helst bede om at få nedsættende, urigtige eller krænkende udtalelser, billeder eller tegn fjernet fra din profil og fra alle andre steder på platformen, hvor du kan genkendes. Det får ingen konsekvenser for din ansættelse. Det følger af overenskomstens § 18.

Skriv til support@hilfr.dk, så tager vi fat i det. Er der tale om en ugunstig, men saglig anmeldelse, kan vi i stedet vælge at lade den indgå i din samlede bedømmelse frem for at stå som tekst.

10Sikkerhed

Al trafik til og fra hilfr.dk er krypteret. Dit CPR-nummer ligger i den private del af din profil, som ingen anden bruger kan se, og det vises aldrig på din offentlige profil. Fejlloggen maskerer automatisk de felter, der bærer navn, adresse, e-mailadresse, telefonnummer og CPR-nummer, og den maskerer e-mailadresser uanset hvor i teksten de står, før noget forlader systemet.

Kun de hos Hilfr, der har brug for det for at kunne løse deres opgave — løn, support og drift — har adgang til dine oplysninger. Vores supportmedarbejdere kan i særlige tilfælde tilgå din konto for at hjælpe dig; det bliver logget.

Sker der et brud på sikkerheden, som indebærer en høj risiko for dig, giver vi dig besked, og vi anmelder bruddet til Datatilsynet inden for 72 timer.

11Dine rettigheder

Du har de samme rettigheder som alle andre registrerede: indsigt, berigtigelse, sletning, begrænsning, indsigelse og dataportabilitet, og du kan trække et samtykke tilbage, hvis du har givet et. Nogle af dem er begrænsede, så længe du er ansat — vi kan for eksempel ikke slette de lønoplysninger, loven kræver, at vi gemmer.

Skriv til support@hilfr.dk eller ring på +45 92 45 32 29, så svarer vi inden for en måned. Du kan også få hjælp af 3F.

En erklæring om, at du individuelt fraskriver dig rettigheder i forhold til indsamling, videreformidling, anvendelse og opbevaring af data om dig, er ugyldig, medmindre den er omfattet af den aftale, Hilfr og 3F har indgået om netop det (overenskomstens § 17, stk. 11, og bilag 3). Vi beder dig ikke om at underskrive noget andet.

12Klage

Er du utilfreds med, hvordan vi behandler dine oplysninger, hører vi gerne fra dig først. Du kan altid klage til Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby — klagevejledningen står på datatilsynet.dk.

Handler sagen om dit ansættelsesforhold eller om overenskomsten, kan den også rejses fagretligt gennem 3F efter reglerne i overenskomstens § 12.

13Ændringer i denne politik

Vi opdaterer politikken, når platformen, lovgivningen eller overenskomsten ændrer sig. Den gældende version står her med dato og versionsnummer.

Ændrer vi noget væsentligt — et nyt formål, en ny modtager, en ny algoritme der rører dig — giver vi dig direkte besked, før ændringen træder i kraft. Det er ikke nok, at det står her.

14Kontakt

E-mail

support@hilfr.dk

Telefon

+45 92 45 32 29

Post

Hilfr.dk ApS, Brødeskovvej 36, 3400 Hillerød

Vi har ikke pligt til at have en databeskyttelsesrådgiver og har ikke udpeget en. Henvendelser om persondata går til supporten, som sender dem videre internt.

Læs privatlivspolitikken for kunder